世渡り上手になるメール活用法

■件名は日本語でわかりやすく記入

友達ともメールでは、件名を付けないという人が多いと思います。

しかし、ビジネスメールでは件名を入力するのは必須項目です。

メールの内容がわかるように、簡潔に入れておきましょう。

英語で書き込んでしまうと、スパムだと思われて、中身を確認せずに削除されてしまう場合もあるので、日本語で書き込むようにしましょう。

■メールの内容も簡潔に

ダラダラと長い文章になってしまうと、何が伝えたいのかわかりにくくなってしまいます。

なるべく、伝えたい内容を簡潔に書くように心掛けましょう。

例えば、結論を先に書けば、読み手に伝わりやすくなります。

箇条書きにして用件をまとめるのも手ですね。

■添付ファイルの容量に気を付ける

メールには、エクセルやワードで作成した文書や、画像などを添付することができます。

メール1通あたりの添付ファイルの容量は決まっており、50Kbyte以下となっています。

それ以上の大きさになると、重くなってしまい、受信側に迷惑をかけてしまいかねません。

サイズの大きなファイルは分けて送ったり、圧縮したりしてから添付するようにしましょう。

■署名を入れる

自分が誰なのかを相手にきちんと伝えるために、必ず署名を入れます。

名前とメールアドレスは最低限入れておくようにしましょう。